Interaktywne wzory faktur – czy można im zaufać?
W dobie powszechnej cyfryzacji wystawienie faktury jest proste i szybkie. Istnieje wiele narzędzi obsługujących takie rozwiązania. Nie wszyscy jednak dają się do nich przekonać. Część kontrahentów krzywi się, gdy otrzymuje dokumenty fiskalne drogą elektroniczną. Sprawdźmy więc, jakie warunki muszą spełnić cyfrowe wzory faktur, aby stać się skutecznym narzędziem w biznesie.
Faktura VAT w rozumieniu prawa
Sprawą wręcz priorytetową jest to, aby dokumenty fiskalne były zgodne z przepisami. Wszystkie wzory faktur muszą opierać się na wytycznych legislacyjnych. To one określają, co powinno znaleźć się na fakturze. Mówi o tym ustawa o VAT, art. 106e sek. 1.
W związku z tym każda faktura, bez względu na formę i wygląd, musi zawierać pole na datę wystawienia. To ważne, ponieważ na tej podstawie ustala się ostateczny termin do zapłaty. Wynosi on 30 dni od daty zapisanej na dokumencie. Brak daty może oznaczać nieważność dokumentu. To samo można powiedzieć o numerze. Faktura VAT musi mieć swój indywidualny numer, który pozwoli ją zidentyfikować i odnaleźć w razie potrzeby. Programy do elektronicznego wypełniania faktur zazwyczaj ustawiają numerację automatycznie zgodnie z kolejnością wystawienia. Poprawna numeracja jest ważna także ze względu na audyt podatkowy. Urząd skarbowy może bowiem skontrolować dokumentację firmy, która powinna być posegregowana w sposób logiczny i uporządkowany. Numeracja dotyczy też samych podatników VAT, czyli stron transakcji. Chodzi o identyfikację podatkową. Naturalnie, nie należy przy tym zapomnieć o nawach firm lub nazwiskach kontrahentów.
Nazwa towaru lub usługi. To oczywista rzecz, jaka musi się znaleźć. To samo ilość lub miara (nauka języka angielskiego na przykład może być rozliczana na podstawie godzin, podczas gdy cenę taśmy LED mierzy się od metra). Czasami jednak pozycje nie są zapisywane wraz z poszczególnymi stawkami podatku. To błąd, ponieważ stawki są przecież różne. Od tego zależy cena brutto. A co z ceną netto? Ona również powinna być ujęta na fakturze elektronicznej w formie zarówno całkowitej, jak i jednostkowej.
Jeśli elektroniczny wzór faktury VAT zawiera rubryki na dane wymienione powyżej, spełnia warunki ustawy. Oznacza to, że jest legalny i w pełni wartościowy pod względem podatkowym. Wypełnienie zaś jest mocno zautomatyzowane, o ile używa się odpowiedniego programu. Niemniej ręczne uzupełnienie danych krok po kroku też jest możliwe.
Czy trzeba wystawiać papierowe faktury?
Nie ma takiego obowiązku. Nie przeszkadza to jednak w tym, aby całkiem sporo przedsiębiorców wymagało faktury w postaci tradycyjnej. Dla drugiej strony bywa to irytujące, ponieważ wiąże się z dodatkową czynnością, która jest – według polskiego prawa podatkowego – zbędna.
Dokładnie to samo dotyczy pieczątki oraz podpisu. Wystawca faktury nie musi ani jej podpisywać, ani pieczętować firmowym stemplem. Ta zasada w Polsce funkcjonuje już od prawie dwudziestu lat. Starsi przedsiębiorcy, jak się okazuje, w wielu przypadkach nie mogą się do tego przyzwyczaić. W związku z tym naciskają na drugą stronę, aby jednak wydrukować wersję papierową i ją ostemplować. W każdym razie faktura bez podpisu i pieczątki firmowej jest nadal ważna i nie wymaga formy drukowanej. Można ją wysłać mailem.
A jak wygląda kwestia przechowywania faktur? Tutaj też nie ma potrzeby drukowania dokumentów. Nawet w trakcie audytu urzędu skarbowego. Trzeba natomiast przechowywać dokumentację w łatwo dostępnym miejscu, czyli na przykład na dysku zewnętrznym. Tam powinny być posegregowane w odpowiednich folderach. Cyfrowe wzory faktur zaś zawsze warto mieć pod ręką do natychmiastowego wypełnienia.
Skąd wziąć dobry wzór faktury VAT?
Obowiązek wystawiania faktur VAT spoczywa na każdym przedsiębiorcy również wtedy, gdy zwykły klient tego zażąda w przypadku sprzedaży usług lub towarów detalicznych. Dlatego warto mieć program do faktur, w którym są wszystkie wzory dokumentów podatkowych. Zwykle przedsiębiorcy korzystają właśnie z takich narzędzi, kiedy wysyłają komuś fakturę. Istnieje również możliwość pobrania formularzy z internetu, które można wypełnić w edytorze PDF na przykład. To jednak bardziej czasochłonne zadanie. Program zaś automatycznie wstawi sumę wartości sprzedaży netto/brutto. Ułatwi też generowanie poszczególnych stawek podatku oraz zakres wykonanych usług czy sprzedanych towarów. Numeracja także będzie zgodna z wymogami prawa.
Poprawne wzory faktur – podsumowanie
Elektroniczne wzory faktur w oczach prawa wyglądają tak samo, jak dokumenty papierowe. W praktycznym rozumieniu natomiast są dużo wygodniejsze. I to dla obu stron transakcji! Cyfrowy wzór faktury VAT powinien jednak spełnić warunki określone przepisami, ale dobry program do księgowości z pewnością je uwzględni. Automatyczne daty wystawienia faktury, dbałość o poprawną kwotę podatku… to wszystko może wykonać komputer. Pomoże też w archiwizacji. Nie ma więc co unikać cyfrowej rewolucji we własnej firmie. Dużo lepiej jest płynąć z jej nurtem.